quinta-feira, 6 de outubro de 2011
Vítimas da Exclusão Digital
quinta-feira, 8 de setembro de 2011
Ações Determinantes da Qualidade
quarta-feira, 7 de setembro de 2011
Aproveite o seu Tempo
sexta-feira, 20 de maio de 2011
Recomendações úteis para prevenir o envelhecimento precoce e preservar os documentos de arquivo
Os cuidados com a preservação devem ter continuidade em todo ciclo vital dos documentos, principalmente após o recolhimento dos conjuntos documentais aos depósitos de arquivo permanente. Porões, semienterrados e recintos insalubres são locais inadequados para armazenamento de acervos documentais, independentemente da naturreza dos documentos.
Os arquivos públicos e privados não devem apenas parecer, devem ser unidades organizacionais bem estruturadas, aparelhadas e organizadas. Seus dirigentes, além de possuir autonomia administrativa, devem, se possível, dentro da estrutura orgânico-funcional da instituição, se reportar ao primeiro escalão de comando e execução.
Recomendamos consultar também a Sugestão Técnica 08 - Conselhos Úteis para Prevenir o Envelhecimento Precoce dos Documentos: Decálogo da Preservação de Acervos, no site http://www.melhoriacontinua.com.br/.
domingo, 8 de maio de 2011
Modalidades de Reuniões de Trabalho
A melhor maneira de evitar a dispersão dos convocados e o surgimento de discussões paralelas em reuniões de trabalho é ser fiel à pauta da reunião. O mediador da reunião (gestor, líder ou facilitador) deve cronometrar e garantir a participação de todos os colaboradores convocados para o evento. As pessoas impulsivas e voluntariosas devem ser controladas para que não cometam excessos; e as tímidas e contidas devem ser instigadas a se manifestarem. Todos devem ter seus espaços respeitados e suas opiniões são igualmente relevantes. Inevitavelmente, tópicos fora de pauta surgirão, os quais podem ser tratados ao final ou serem incluídos na pauta da reunião seguinte.
É aconselhável compor uma tabela de modalidades de reuniões, embasada no funcionograma da unidade organizacional respectiva, de modo a proporcionar eficiência ao planejamento dos eventos e eficácia à condução dos assuntos inerentes a cada setor. As seguintes sugestões de classificação das modalidades de reunião foram inspiradas nos ensinamentos de Chinelato Filho (1993):
- Deliberativa: traçar diretrizes e tomar decisões que requeiram a deliberação da maioria convocada. Participantes: superior hierárquico, gerentes, consultores e assessores.
- Comunicativa: efetuar comunicações diversas, disseminar informações e transmitir decisões superiores. Participantes: superior hierárquico, gerentes (ou líderes) e subalternos.
- Consultiva: consultar expertos, obter pareceres e sugestões técnicas especializadas. Participantes: superior hierárquico, gerentes (ou líderes), expertos ou especialistas.
- Técnica: efetuar análises críticas; examinar estudos, projetos e proposições técnicas. Participantes: gerente (ou líder), expertos ou especialistas.
- Controladora: monitorar e regular fases de desenvolvimento e implementação de projetos e processos; controlar a execução de atividades e tarefas. Participantes: equipes, grupos de trabalho e representantes credenciados de partes interessadas.
- Comemorativa: comemorar datas, conquistas, feitos relevantes e eventos significativos para pessoas, grupos de trabalho, toda a organização e, quando apropriado, fornecedores e clientes. Participantes: todos os colaboradores indistintamente.
Vide também a Nota Técnica 34 – Modalidades de Reuniões de Trabalho no site htttp://www.melhoriacontinua.com.br
quinta-feira, 28 de abril de 2011
Registros de Reuniões de Trabalho
Conforme recomendação contida na Seção 4.2.4 – Controle de Registros, da ABNT NBR ISO 9001:2008, a memória dos assuntos e decisões tratados numa reunião de trabalho deve ser consistida em registros. São as seguintes as principais espécies documentais produzidas antes, durante e depois da reunião:
• convocações de participantes por força de obrigação de ofício e/ou competência profissional;
• convite(s) formulado(s) a experto(s) e consultor(es) especializado(s) em assunto(s) de relevância técnica e/ou científica que será(ão) desenvolvido(s) durante o evento;
• registros fotográficos, de sons e imagens em movimento (DVD) colhidos de forma consentida (ostensiva) durante as sessões;
• ata de reunião;
• documentos (relatórios, pareceres, memórias técnicas, correspondências e outras espécies documentais) apresentados para instruir decisões tomadas em reunião.
Leia também a Nota Técnica 33 - http://www.melhoriacontinua.com.br/
sábado, 23 de abril de 2011
Benefícios Mútuos nas Relações com Fornecedores
Fornecedor é definido no Código de Defesa do Consumidor como “toda pessoa física ou jurídica, pública ou privada, nacional ou estrangeira, bem como os entes despersonalizados, que desenvolvam atividades de produção, montagem, transformação, beneficiamento, acondicionamento ou reacondicionamento, renovação ou recondicionamento, criação, construção, importação, exportação, distribuição ou comercialização de produtos ou prestação de serviços (bancos, seguradoras, corretoras, etc.)”. (...) “Produto é qualquer bem, móvel ou imóvel, material ou imaterial; e serviço é qualquer atividade fornecida no mercado de consumo, mediante remuneração, inclusive as de natureza bancária, financeira, de crédito e securitária, salvo as decorrentes das relações de caráter trabalhista”. Assim, fornecedor é “todo aquele que de alguma forma interfere no produto ou serviço assumindo sua participação e responsabilidade pelo que fez”. Vide Leis 8.078/1990 e 12.291/2010.
A almejada conquista de um estado de alcance global de excelência em administração da produção e comercialização requer o estabelecimento e a execução de políticas de parcerias com valor acrescentado, notadamente quando existe a comprovação do comprometimento das partes envolvidas em estabelecer e respeitar o princípio que apregoa a consecução de benefícios mútuos nas relações da organização com o(s) seu(s) fornecedor(es).
Vide também a Nota Técnica 32 – Benefícios Mútuos nas Relações com Fornecedores no site http://www.melhoriacontinua.com.br/